ビジネス

無駄な会議の改善方法ーいらない、出たくないと思う理由と向き合うー

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会議って無駄?

会議って、ダルいことが多いですよね〜

会議が好きな人っているのでしょうか?

そもそもなんで、会議するのでしょう?

会議をいらない、出たくないと思う理由

なぜ、会議を「いらない」「出たくない」と思うのでしょうか。

実は、真剣にそう思っているあなたは、次のどちらかでしょう。

一つは、仕事をサボりたくて仕方ないというパターン。

もう一つは、仕事に集中させてほしいというパターン。

どちらのパターンの方も、

「時間は有意義なことに、大切に使いたい」

という考えを持った、賢い方なのではないでしょうか。

それでは賢い社員の集まったLINE株式会社はどうでしょう。

元LINE株式会社代表取締役社長の森川亮氏はこう語ります。

「ダメな会社ほど会議が多い」とよく聞きます。

僕もまったく同感です。

やるべき仕事に集中している人が多い会社のほうが結果が出るに決まっているからです。スケジュール表を会議で埋めて安心するような社員が多い会社に未来があるはずがないのです。僕自身、会議には出ないことを基本にしています。僕が参加することに意味がない会議にまで首をつっこんでいたら、仕事をする時間がなくなってしまうからです。

だから、LINE株式会社では、プロジェクトやサービスに関する現場のミーティングは頻繁に行われていますが、ムダな会議、形式的な会議はありません。重要なのは「会議をした」という形式的事実ではなく、議論の中身と意思決定の質です。よほどの案件でなければ、メールでも十分なのです。

森川亮、シンプルに考える、pp.162-163、ダイヤモンド社

さらに、会議での情報共有の時間もムダだといいます。

情報は社内で共有しなければならないー。

これは、今では常識とされていることです。会社や部門ごとの重点課題、目標や実績などを社内で共有する仕組みを整備すべき。それが、経営の責務だと考えられているのです。

僕も、かつては、そう思っていました。だから、定期的に全社のリーダーを集めて、情報共有のための会議を開催していました。ところが、あるとき、結果を出し続けている優秀なリーダーからこう言われました。

「この時間がムダだから、仕事をしてもいいですか?」

ハッとさせられました。たしかに、この会議は、ただただ伝達と報告に時間を費やすだけ。何か、ユーザーの価値に結びつくものを生み出しているわけではありません。だったら、価値を生み出す仕事に集中したほうがいい。まったくもって正論だったのです。

だから、僕はこの会議をやめてしまいました。

会社や部門ごとの重点課題、目標や実績は社内のデータベースで公開しておけば済む話です。職責のレイヤーごとに閲覧可能な情報に制限はかけますが、基本的には見たい人は勝手に見に行けばいい。そう整理したのです。

それで何か問題が起きたか?

まったく起きませんでした。

むしろ、仕事に集中できる状況が生み出されたのです。

森川亮、シンプルに考える、pp.166-167、ダイヤモンド社

「やっぱり、LINEはひと味違うな!」

そんな声が、聞こえてきそうですね。

しかし、現実問題、

「私は会議に出たくないから出ない」

と一般的な会社で言えるのでしょうか。

まあ、厳しいでしょう。。。

森川氏は次の解決策を提示してます。

  • 信頼できる部下に権限移譲する
  • 会議で問題点の指摘ばかりの人は無視する
  • ユーザーに価値を提供することだけに集中する

どれももっともな意見です。

しかし、

「言うは易し、行うは難し」

です。

では、どうすれば、ムダな会議を減らせるのでしょう。

そこで、今回は弊社で導入しているツールと使い方を紹介します。

といっても、多くの会社で使われていますが。

  1. Slack
  2. Zoom
  3. Xmind

この三つの使い分けをすると会議の効率が上がります。

ツールの使い方

Slackの使い方

念のため、説明すると、slackとはチャットツールです。

話題ごとにスレッドを簡単に立てられるところが便利です。

便利なのですが、使っていると、スレの乱立が起こります。

そこで、「シンプルに考える」の実践です。

先日、弊社エスクリップのslackを徹底的に整理しました。

結果、「情報がどこにあるか」がわかりやすくなりました。

また、不要な情報共有の通知が減って、落ち着きました。

現在の運用ルールは以下のとおりです。

  • 重要なことはgeneral
  • どうでもいいことはrandom
  • 基本的に上の二つに話題を集約する
  • 経理と営業と人事と議事録とアカウント管理はチャンネルをつくる
  • 動画制作などの個別案件ごとにチャンネルをつくる
  • クローズした案件のチャンネルは記録を保存してから消す

こうすると、チャンネルは以下の8種類になります。

  1. general
  2. random
  3. 経理
  4. 営業
  5. 人事
  6. 議事録
  7. アカウント管理
  8. 個別案件

基本、1と2と8しか動かないので、把握も簡単です。

小規模なチームであれば、この構成がシンプルです。

Zoomの使い方

Zoomは、ビデオ通話ツールですね。

細切れの情報共有はslackで済ませておきます。

Zoomで話すことは、事前にSlackで列挙しておきます。

ポイントは、最初に会議の時間を厳格に決めることですね。

また、まとまった時間で一気に議論したほうが、効率的です。

十分に時間をとっておけば、話が盛り上がりやすくなります。

会議でしか生まれないようなアイデアも生まれやすくなります。

経験的に1時間30分〜2時間くらいが議論にちょうど良いです。

Xmindの使い方

Xmindとは、構造化マップを簡単に作れるツールです。

Xmind公式サイト

Zoomの打ち合わせでは、Xmindを画面共有して話します。

最初に、その会議で話す大きなテーマの幹を作ります。

そして、各テーマに何分ほど時間を掛けるかを決めます。

あとは結論が簡単にできるテーマから順に話すだけです。

話したことは、Slackの議事録に画像を保管するだけです。

すると、会議の内容がどうだったのか視覚的にわかります。

まとめ

無駄な会議をやめたほうがいいのはもちろんです。

しかし、簡単に会議をやめられないことがあります。

そのときは、会議をシンプルにする工夫が役立ちます。

ツールの導入だけでなく、良い使い方も検討しましょう。

参考図書

この記事で参考にした「シンプルに考える」は、会議の他にも、

  • 「モチベーション」は上げない
  • 「ビジョン」はいらない
  • 「計画」はいらない
  • 「ルール」はいらない
  • 「差別化」は狙わない
  • 「イノベーション」は目指さない

など、一般的なこと逆の事が書いてあって面白いです。

上に共通するのは、「シンプルでない」という点です。

  • ムダが嫌い
  • シンプルが好き
  • 仕事の効率を上げたい

方などにはご一読をおすすめします。

シンプルに考える
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